Politique de confidentialité
- Éditrice
- Marketa Ginova — Entrepreneur individuel
- Forme juridique
- Entrepreneur individuel
- Siège
- 42 avenue Montaigne, 75008 Paris, France
- SIREN
- 109 073 999
- SIRET
- 109 073 999 00012
- Code APE
- 8219Z — Préparation de documents et activités spécialisées de soutien de bureau
- Immatriculation
- Immatriculée au Registre national des entreprises (RNE)
- TVA
- TVA non applicable, article 293 B du CGI
- Courriel
- contact@ginovadoc.fr
- Téléphone
- +33 6 87 30 52 70
1. Responsable du traitement
La responsable du traitement est Marketa Ginova — Entrepreneur individuel, dont les coordonnées complètes figurent en tête de la présente page. Aucun délégué à la protection des données n'a été désigné, cette désignation n'étant pas obligatoire au regard de l'activité exercée.
2. Traitements réalisés
| Traitement | Données | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Demande de devis | Nom, société, adresse électronique, langues, volume, description | Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne (art. 6.1.b du RGPD) | 3 ans à compter du dernier contact si la demande n'aboutit pas |
| Enregistrements sonores et vidéo | Le contenu de l'enregistrement, y compris les voix et les propos de tiers | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | 30 jours après la livraison, puis suppression ; suppression immédiate sur demande, et par défaut pour tout contenu médical ou judiciaire |
| Documents écrits confiés | Le contenu du document source et du document livré | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | 90 jours après la livraison, puis suppression |
| Exécution du contrat | Coordonnées, échanges, instructions et glossaires | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Durée du contrat, puis 5 ans (prescription de droit commun) |
| Obligations comptables | Devis, factures, coordonnées de facturation | Obligation légale (art. 6.1.c) | 10 ans (art. L123-22 du Code de commerce) |
| Sécurité du site | Adresse IP, journaux de connexion du serveur | Intérêt légitime à assurer la sécurité du site (art. 6.1.f) | Au plus 12 mois |
3. Le cas particulier des enregistrements
Un enregistrement confié pour transcription contient presque toujours des données à caractère personnel concernant des tiers : la voix elle-même est une donnée personnelle, à laquelle s'ajoutent les noms cités, les fonctions, et parfois des données sensibles — santé, opinions, situation judiciaire.
Ces personnes ne sont pas les clientes de la Prestataire et n'ont, le plus souvent, aucun lien avec elle. C'est la raison pour laquelle la durée de conservation des enregistrements est délibérément plus courte que celle des documents écrits, et tombe à zéro sur demande.
Il appartient au Client, en sa qualité de responsable de traitement, de s'être assuré que l'enregistrement a été réalisé licitement et que les personnes concernées en ont été informées. Cette garantie figure au chapitre 5 des conditions générales.
Dans cette situation, le Client est responsable de traitement et la Prestataire agit en qualité de sous-traitante au sens de l'article 28 du RGPD. Un accord de sous-traitance précisant l'objet, la durée, la nature et les finalités du traitement, les catégories de données et de personnes concernées, les mesures de sécurité et le sort des données en fin de mission est conclu avant tout traitement, à la demande de l'une ou l'autre des parties.
La Prestataire n'utilise ces documents pour aucune finalité propre, ne les conserve pas au-delà de la durée indiquée et ne recourt à aucun sous-traitant ultérieur sans autorisation écrite préalable du Client.
4. Absence de recours aux outils automatiques en ligne
Aucun fichier confié n'est déposé dans un service de transcription, de correction ou d'analyse automatique accessible en ligne. Un tel dépôt constituerait une communication du fichier à un tiers, souvent établi hors de l'Union européenne, et parfois une autorisation d'exploitation du contenu transmis.
C'est un engagement contractuel, repris au chapitre 9 des conditions générales, et non une simple orientation de travail.
5. Formulaire de contact
Les messages envoyés par le formulaire du site sont transmis par courrier électronique et ne sont pas enregistrés dans la base de données du site. Le formulaire ne permet pas de joindre de fichier : les documents sont transmis après un premier échange, ce qui évite l'envoi de pièces confidentielles à une adresse non vérifiée.
6. Destinataires et transferts
Les données sont traitées par la Prestataire, seule. Elles sont susceptibles d'être hébergées ou acheminées par le prestataire d'hébergement du site et le prestataire de messagerie électronique du domaine, agissant comme sous-traitants. Les données comptables peuvent être communiquées à l'expert-comptable et, sur demande, à l'administration fiscale.
Les données sont hébergées au sein de l'Union européenne. Aucun transfert vers un pays tiers n'est effectué. Aucune donnée n'est cédée, louée ou échangée à des fins de prospection.
7. Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Ces droits s'exercent auprès de la responsable du traitement, aux coordonnées figurant en tête de page. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois, prorogeable de deux mois en cas de demande complexe.
Lorsque la demande porte sur des données contenues dans un document confié par un client professionnel, elle est transmise à ce client, qui en est le responsable de traitement.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.
8. Sécurité
Le site est accessible exclusivement en HTTPS. Les documents confiés sont conservés sur un poste chiffré, sauvegardés de manière chiffrée, et supprimés à l'échéance indiquée au point 2. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, la CNIL est notifiée dans les 72 heures et vous êtes informé dans les conditions prévues à l'article 34 du RGPD.
9. Absence de décision automatisée
Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé, et aucun profilage n'est réalisé.